Bir kalite yönetim sistemi (KYS), kalite politikaları ve hedeflere ulaşma süreçlerini, prosedürlerini ve sorumluluklarını belgeleyen sistemdir. Kalite yönetim sistemi (KYS) kuruluşun müşteri gereksinimlerini karşılamak için etkinliklerini koordine etmeye ve yönlendirmeye yardımcı olup, etkinliğini ve verimliliğini sürekli bir şekilde geliştirir.

Kalite yönetim sistemleri için gereksinimleri belirleyen uluslararası standart olan ISO 9001: 2015, kalite yönetim sistemlerine en dikkat çekici yaklaşımdır.

Bazıları, ISO 9001 standardını veya KYS’yi ayrıntılandıran belge grubunu tanımlamak için KYS terimini kullanırken, aslında sistemin tamamına atıfta bulunur. Dokümanlar yalnızca sistemi açıklamak için kullanılır.

Kalite yönetim sistemleri aşağıdakileri içeren birçok amaca hizmet eder:

Süreçleri iyileştirme
Atıkları azaltmak
Maliyetleri düşürme
Eğitim imkânlarını kolaylaştırmak ve tanımlamak
Çalışan personel
Kuruluş çapında yön ayarlama

Kalite yönetim sistemlerinin faydaları;

Bir kalite yönetim sisteminin uygulanması, kurum performansının her yönünü etkiler.
Belgelenmiş kalite yönetim sistemlerinin tasarımında ve uygulanmasında iki önemli yararı vardır:

  • Kuruluşa daha fazla müşteri, daha fazla satış ve tekrar eden işle sonuçlanan organizasyona güven duymalarına yardımcı olan gereksinimlerini karşılamak
  • Mevzuata uygunluğu ve ürün ve hizmetleri doğru maliyet-kaynak verimliliği ile tedarik etmesini sağlayan, genişleme, büyüme ve kâr için yer yaratan kuruluşun gereksinimlerini karşılamak.

Tutarlı sonuçlar üretmeye, hataları önlemeye, maliyetleri düşürmeye, süreçlerin tanımlanıp kontrol altına alınmasını sağlama ve organizasyonun tekliflerini sürekli iyileştirmeye hazır olma konusunda iletişim kurmaya yardımcı olmak gibi avantajlar bu geniş kapsamlı avantajlar içinde bulunur.