İş akışı yönetimi, bir kuruluşun yaptığı işi oluşturan görevlerin koordinasyonudur. “İş akışı” deyimi ile, daha büyük bir görevin parçası olan ve bazen “iş süreci” ile eşanlamlı olan bir dizi görev ifade edilir. İş akışının amacı, bir sonuç elde etmektir; iş akışı yönetiminin amacı ise, bir takım hedeflere göre daha iyi sonuçlar elde etmektir.

İş Akışı Yönetimi ve Faydaları

İş akışı yönetimi, esas olarak, bir organizasyon içindeki işin yapısına ve bu işi tamamlamak için ekiplerin nasıl işbirliği yaptığına odaklanan bir yönetim disiplinidir. Prensip olarak, iş akışı yönetimi yazılım gerektirmez; ancak pratikte işi takip etmek ve parçalarını otomatikleştirmek için yazılım araçları kullanılır. İş akışı yönetimi, insanların yaptığı işle ilgilidir; ancak, görevler otomatikleştirilebilir ve BT (bilgi teknolojileri) sistemleri tarafından gerçekleştirilebilir. İş akışı yönetimi, iş akışları ve bir kuruluş içindeki diğer BT sistemleri arasında veri paylaşımı yapmak için BT sistemleri entegrasyonunu içerebilir.

İyi bir doküman yönetim sistemi, farklı iş akışlarında ortak olan yönetim koordinasyonunun tüm parçalarını otomatikleştirerek iş akışı yönetimini destekleyen bir modüle sahiptir. Doküman yönetim sistemindeki iş akışı yönetimi, işletmenizde paylaşılan görevlerde birlikte çalışan insanlar arasında iletişimi güçlendirir ve tüm işlerin nasıl yürütüldüğünün görünür olmasını sağlar.

Doküman yönetim sistemi üzerindeki iş akışı yönetimi işlevselliği, check-in ve checkout özelliklerini kullanarak belgeleri kolayca düzenlemenize olanak tanır. Ayrıca, düzenlenen sürümü bir taslak belge olarak da kaydetmeyi seçebilirsiniz. Bu, sınırlı bir kullanıcı grubuyla doküman üzerinde işbirliği yapmanıza olanak tanır. Diğer kullanıcılar yalnızca belgenin önceki sürümünü görebilir. Bu, birden çok kullanıcının belgede aynı anda değişiklikler yapma şansını ortadan kaldırır. Belge bu kısıtlı kullanıcı kitlesi tarafından tartışıldığında ve daha fazla değişiklik yapılması gerekmediğinde, en son sürüm olarak yayınlanabilir. Doküman yönetim sistemi yazılımı, tüm bu eylemleri otomatik bir iş akışına entegre etmenize olanak sağlar.

İşletmenizdeki kişilerin çalışma verimliliğinize ekleyebilecekleri değer nedeniyle, iş akışı yönetimi içeren kapsamlı bir yazılıma yatırım yapmayı göz önünde bulundurmalısınız. Bu makul yatırım, kısa ve uzun vadede somut faydalara dönüşecektir.