Günümüzün işbirliğine dayalı çalışma dünyasında bilgi katlanarak genişlemektedir. Bu büyüme, ihtiyaç duyanlara kolay erişim sağlarken bilgilerin etkin ve güvenli bir şekilde saklanmasını zorlaştırıyor. Bu sorunların cevabı bir Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBSY) kullanmaktır.

Doküman Yönetiminin Temelleri

Bir EBSY’nin temelleri ile başlayalım. Herhangi bir belge yönetim sisteminin temel bileşenleri, aşağıda açıklandığı gibi veri alanları, kayıtlar, dosyalar (belgeler olarak da bilinir), klasörler ve dolaplardır.

Bir kayıtla ilgili belirli bilgiler, bazen dizinler olarak adlandırılan veri alanlarında bulunur. Örneğin, bir kaydın oluşturulma tarihi, bir çalışan numarası veya kaydı düzenleyen son kişinin adı olabilir. Bir kaydı tamamen tanımlamak için bir veri alanları seti gerekir. Bazen meta veri olarak da adlandırılan bu alanlar, kayıtların aramalarda kolayca bulunmasını ve gerektiğinde alınmasını sağlar. Tek bir belge olarak kabul edilebilen bir dosyada tek veya birden çok kayıt bulunabilir.

Konuya veya işleve benzer şekilde, birbiriyle ilişkili dosyaların gruplanmasına klasör adı verilir. Benzer klasörler topluluğu bir dolap olarak bilinir.

Kullanılma amaçlarına bağlı olarak, EBSY genellikle başka isimler ile anılabilir. Bir İçerik Yönetim Sistemi, Kayıt Yönetimi, Bilgi Yönetim Sistemi veya Kurumsal Portal olarak tanımlanabilirler.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBSY)’nin Özellikleri

Buna verilen isim ne olursa olsun, herhangi bir Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBSY) kuruluşların dahili taleplerine ve yasal gerekliliklere uygun olarak sistematik bir şekilde bilgi yüklemek, depolamak ve almak için tasarlanmalıdır. Tipik Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBSY) aşağıdaki karakteristik özellikleri içermelidir:

  • Sisteme bilgilerin yakalanmasını ve yüklenmesini sağlayan araçlar
  • Dosya ve belgeler için depolama ve arşivleme yöntemleri
  • Uyumluluk veya yasal gereklilikleri destekleme ve yönetme kabiliyeti
  • İndeksleme sistemi vasıtasıyla belgelerin organizasyonu
  • Bilginin bulunması ve alınmasını sağlayan arama araçları
  • Verilere yetkisiz erişimi durdurmak için güvenlik ve erişim denetimleri
  • Belgenin yaşam döngüsünün izlenmesini sağlayan bir denetim sistemi
  • Dokümanların kişilere veya departmanlara otomatik yönlendirilmesini sağlayan bir iş akışı sistemi

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBSY)’nin Yetenekleri

Depolama, Dizin Oluşturma, Erişim ve Değişim gibi temel yeteneklerini sağlayan Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBSY) aşağıdaki özellikleri sağlamalıdır:

Depolama:Kayıtların ve verilerin bir sabit sürücüde veya başka türdeki bellek aygıtlarında elektronik olarak depolanması için merkezi bir depo sağlamalıdır. Kaybolması durumunda sistemin bütünlüğünü korumak için, sistem veri çoğaltma olanakları kullanarak depolanan verilerin yedek kopyalarını sağlar.

Dizin Oluşturma: Kayıt dizini oluşturma erişimi, gelecekte bilgi edinme ve bilgi kullanımını mümkün kılar. Bir kuruluşun mevcut ve gelecekteki ihtiyaçları, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBSY) teknolojisinin kullanımını en üst düzeye çıkarmak için uygun bir endeksleme stratejisinin seçilmesi için dikkatle düşünülmelidir.

Alma & Yakalama: Sistemin veri alma özellikleri, depolama sistemine erişmek için kullanılan arabirimin merkezinde olacaktır. Bu operasyonların dikkatli planlanması, sistemin performansını artıracaktır.

Değişim: Organizasyon içindeki diğer bilgi sistemleriyle bütünleşebilmelidir. Gerçekten verimli bir işletme sistemi için, gerektiği gibi eski sistemler ve diğer veritabanları ile bilgi alışverişinde bulunmak mümkün olmalıdır.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBSY)’nin Bileşenleri

Genellikle, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBSY)’nin mimarisi, sunucular, iş istasyonları ve belirli sistem işlevlerini yerine getirmek üzere tasarlanmış ilave donanım öğeleri gibi bileşenlerden oluşur.

Yerel Ağlar (LAN) ve Geniş Alan Ağları (WAN)

  • Çeşitli Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBSY) bileşenlerini bağlamak için kullanılır.
  • İnternet ağ geçidi gibi davranır

Sunucular

Sistem işlemlerini bölmek için ayrı sunucular veya barındırılan “sanal” sunucular kullanılabilir

  • Sunucuların işlem gücü, Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBSY) çözümünün performansını etkileyebilir

Yazılım

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBSY) yazılımı aşağıdaki seviyelerde değerlendirilebilir:

  • İşlevsel – EBSY’nin yaptığı tüm işlemler
  • Yönetim – kullanıcı gereksinimlerini karşılamak için yapılandırma öğeleri
  • Arabirim – kullanıcıların sistemle etkileşimde bulunma kolaylığı

Depolama

Herhangi bir EBSY çözümünün kritik bileşeni

Depolama sistemi, tüm çalışma dosyalarını, belgeleri, yedekleri ve arşivlenmiş veriyi içerecek şekilde tasarlanmalıdır.

Kurumsal Doküman Yönetimi

Bir organizasyon, her biri belirli işlevler yürüten farklı departmanlardan oluşan bir teşebbüs olarak görülebilir. Her bölüm kendi işini yürütür ve sıklıkla diğer bölümlerle çalışmak zorundadır. Kurumsal Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBSY) çözümü, organizasyonun bu çeşitli departmanların kayıt mağazalarını koordine etmesini ve tüm şirkette bilgi paylaşımına izin vermesini sağlar.

Kurumsal düzeyde bir Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBSY) ayrıca iş akışı otomasyonunu ve işletme içindeki birden çok bölümün onaylanmasını veya anlaşılmasını gerektiren iş süreçlerinin yönetimini sağlayabilir. Bu çözümler genellikle aşağıdaki gibi yetenekler ve işlemler içerir:

  • Bölümler arası ve kişiler arası etkin iletişim
  • Belgeleri alanlar arasında fiziksel olarak taşıma gereksinimini ortadan kaldırmak
  • Elektronik belgelerin uygun kişilere otomatik yönlendirilmesi

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBSY) Stratejisi

Bir Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBSY)’nin bir organizasyonda etkin bir şekilde kullanılmasını sağlamak için, gelişmelerin ve kullanımların karşılaştırılabileceği bir stratejinin olması önemlidir. Etkili olabilmek ve bir kuruluşun iş, yasal, operasyonel ihtiyaçları ve altyapı gereksinimlerini karşılamak için, bir Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBSY) hem esnek hem de ölçeklenebilir olmalıdır.

Strateji yalnızca bir departmanın bilgiyi nasıl kullanmasını istediği veya BT departmanının sistem performansı veya mimari gereksinimler için verileri düzenlemeyi tercih etmesiyle değil, organizasyon içindeki bilgilerin gerçek anlamda kullanılmasını yansıtmalıdır. Kuruluşun kültürüne uyacak bir çözüm tasarlarken ve şirketin gerçek gereksinimlerine ve kullanımına göre farklı departmanlardan gelen tüm perspektifler dikkate alınmalıdır.

Kuruluşun bir bölümünün teknolojiyi erken benimsemeye niyeti olması durumunda Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBSY) için bütüncül bir strateji geliştirmesi gerekecektir. Bu, bölümün daha sonra işlemlere hakim olmamasını ve tüm organizasyonun görüşlerinin baştan itibaren temsil edilmesini sağlayacak ve diğer departmanların daha sonra başarılı bir şekilde katılması için bir Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBSY) çözümü sağlayacak ve sonuçta tüm organizasyonun Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBSY)’ye yatırımdan yararlanmasını sağlayacaktır.