Doküman yönetim sistemleri, tüm dijital ve kağıt dokümanları düzenlemek için bir ekosistem oluşturan elektronik dosyalama dolaplarıdır. Bu sistemler, kağıt belgeleri dijital sürümlere dönüştüren tarayıcılarla birlikte çalışır. Gelişmiş arama motorları sayesinde doküman yönetim sistemleri, herhangi bir dokümana veya dosyaya hızlı erişim sağlar.

Bu sistemleri kullanabileceğiniz işlevler şunlardır:

  • Kelime işlem dosyaları, e-postalar, PDF’ler ve elektronik tablolar da dahil olmak üzere çeşitli belge türlerini saklama
  • Tek bir anahtar kelimeyle arşivi arama
  • Belirli belgelere erişimi kısıtlama
  • Belgeleri kimin ve ne zaman görüntülediğini izleme
  • Dokümanlara yapılan düzenlemeleri izleme
  • Düzenlenen belgelerin önceki sürümlerini alma
  • Eski belgeler silindiğinde denetleme ve düzenleme
  • Dokümanlara mobil cihazlar üzerinden erişme, bunları düzenleme ve paylaşma

Doküman Yönetim Sistemi Hakkında SSS

Bir doküman yönetim sisteminin tam olarak neyi kastettiğinden hala emin değil misiniz? Sorun değil. İşte biraz daha netlik sağlayabilecek bazı sorular ve cevaplar.

S. Belge yönetim sistemleri yalnızca büyük kuruluşlar için değerli mi yoksa küçük işletmeler de bunlardan fayda sağlayabilir mi?
C. Büyük kuruluşların çok sayıda dosyaya sahip olmamasına rağmen, küçük işletmeler halen belge yönetim sistemlerinden yararlanabilir. Bir belge yönetim sistemi, şirketlerin büyüklüğü ne olursa olsun, kendi endüstrilerinde daha etkin hale gelmeleri için mükemmel bir yoldur.

S. Sık sık belge yönetim sistemleri, belge yönetim yazılımı ve belge yönetimi çözümlerine referanslar görüyorum. Farklılıklar nelerdir?
C. Farklı isimlere rağmen temelde hepsi aynı görevleri yerine getirirler. Farklılıkları semantik bir konudur, sektörde faaliyet gösteren firmalar kafa karıştırma konusunda iyi bir iş çıkarıyor, çünkü değiştirilebilen birçok terim var.

S. Sistemde depolanan belgeleri nasıl alıyorsunuz?
C. Dosyaları bilgisayarınıza yükleyerek ve kağıt belgeleri doğrudan sisteme tarayarak eklemenin birkaç yolu vardır. Tarama özellikleri bir sistemin büyük bir parçasıdır. Gelişen teknolojiyle birlikte, tarama sadece birkaç saniye alıyor ve doğru teknoloji paketini alırsanız, tarama yaparken otomatik olarak PDF gibi evrensel bir biçimde düzenlenebilir, anahtar kelime ile aranabilir dosyalar oluşturabilirsiniz. Özellikle DocCastle toplu taramayı kolaylaştırıyor, ayrı belgelerin nereden başlayıp bitirileceğini ve nereye gönderilmesi gerektiğini tespit etmeyi kolaylaştırıyor.

S. Arşivlemeden sonra belgedeki bilgileri nasıl buluyorsunuz?
C. DocCastle doküman yönetim sistemi dosyanın başlığını, yazarın adını ve sisteme ne zaman eklendiğini araştırmak da dahil olmak üzere dokümanları hızla bulmak için çeşitli yollar sunar. Buna ek olarak her dosya içindeki içeriği aramanıza izin verir.

S. Belge yönetim sistemleri zaten kullandığım diğer programlarla çalışıyor mu?
C. DocCastle doküman yönetimi gibi sistemlerde Microsoft Office, Salesforce, DocuSign, QuickBooks ve bir dizi diğer popüler program için entegrasyonlar bulunur ve özelleştirilmiş entegrasyonlara izin veren bir uygulama programlama arabirimini (API) içerir. “Açık bir API’ye sahip bir doküman yönetimi teknolojisi, sistemi belirli girişimlerine daha da uyarlamak isteyen kuruluşlara bu uyarlanabilirliği sağlar.

Hemen Kullanamaya Başlayın

DocCastle ile işletmenizin dijital dönüşümünü tamamlayın.