Doküman yönetim sistemi nedir?

Basitçe söylemek gerekirse, doküman yönetim sistemi belgelerin elektronik ortamda depolanmasını ve gerektiğinde yine elektronik ortamda görüntülenmesini, düzenlenmesini ve paylaşılmasını sağlayan yazılımdır. Kağıt üzerinde tüm doküman yönetim sistemleri bu fonksiyonları yerine getirmek için taraslanmaktadır, ancak gerçek dünyada işler beklendiği gibi gitmeyebilir. Bu gibi sebeplerden dolayı doküman yönetim sistemi seçilirken ihtiyaçlar iyi belirlenmeli ve dikkatli olumalıdır.

DocCastle iyi tasarlanmış bir doküman yönetim sistemidir

Herşeyden önce bir yazılım ürünü hizmet etmeyi planladığı amaç doğrultusunda tasarlanmalı ve bu amaç doğrultusunda katma değerler sunabilmelidir. DocCastle uzun bir AR-GE çalışması sonucu konunun uzmanlarının danışmanlığında hazırlanmıştır. Bu bağlamda teknolojik alt yapısı, işlevselliği ve sağladığı özellikler ile günümüzün ve geleceğin ihtiyaçlarına hızlıca cevap verebilecek bir doküman yönetim sistemidir.

1. Belge / dosya havuzu

DocCastle doküman yönetim sistemi daha sonradan erişilebilen, görüntülenen, değiştirilen ve iş arkadaşlarıyla paylaşılan tüm önemli belgeleriniz için merkezi bir depo görevi görür. Tek bir belge bulmak için klasör yığınları ile uğraşmadan aradığınızı kolayca bulmanızı sağlar.

2. Belge / içerik güvenliği

Belgeler yönetilemediğinde önemli bilgilerin yanlış kişilerin eline geçme ihtimali oldukça fazladır. Yanlış ellere düşen hassas bilgiler, bir işletmeye geri döndürülemez bir zarara neden olabilir. DocCastle yetkili kullanıcıların yalnızca belirli dosyaları veya belgeleri görmelerine izin verilen sıkı güvenlik politikaları ve rol tabanlı erişim denetimi (RBAC) ile gizli ticari bilgileri korumanıza izin verir. Ayrıca yangın ya da taşkın gibi afetler durumunda işinizle ilgili verilerin yeryüzünden silinip yıpranmadan tutulmasını sağlar.

3. Herzaman, her yere erişim

Web tabanlı DocCastle kullanılan cihazdan bağımsız olarak dosyalarınıza ve belgelerinize erişebilmenizi, özellikle de hareket halindeki ekip üyeleri ile projelerde işbirliği yaparken önemli faydalar sağlar.

4. Üçüncü parti yazılımlarla entegrasyon

Uygulama entegrasyonu gereksiz veri girdisini ortadan kaldıran ve farklı platformlar arasında kesintisiz bilgi akışına izin veren faydalı bir özelliktir. Sadece size zaman ve emekten tasarruf sağlamakla kalmaz aynı zamanda veri bütünlüğü ve doğruluğunu da korur. DocCastle e-posta entegrasyonunu desteklemektedir; bu da dosya ve belgeleri müşterilere, iş arkadaşlarınıza ve tedarikçi iş ortaklarına doğrudan gönderebilmenizi sağlar.

5. Daha iyi bir organizasyon

Dosyalarınızı ve belgelerinizi işaretlemek için etiketler, kategoriler, alt kategoriler ve meta verilerle gelecekteki kullanım için organize etmek, bulmak ve almak daha kolay hale gelir. Uygun anahtar kelimeleri kullanarak yapılan bir arama, birkaç saniye içinde sonuç verir.

6. Zaman / maliyet etkinliği

Çalışanların verimliliğini arttırarak zamandan tasarruf sağlar. Böylelikle işletme maliyetleri azalır ve karlılık artış gösterir.

7. Dosya paylaşımı

DocCastle sayesinde kullanıcılar konumlarından bağımsız olarak iş arkadaşları ile dosya ve belgeler üzerinde paylaşımda bulunur ve işbirliği yapar. Belgeleri kiminle paylaştığını kontrol eder ve dosyalar web’de yayınlanan bağlantılar yoluyla paylaşılabilir veya parola korumalı dosyalar olarak üçüncü taraf paydaşlarına gönderilebilir. Denetim izi işlevselliği ile belirli dosyaları veya belgeleri kimlerin görüntülediğini veya düzenlediğini bilebilir; işlem hatalarını ve verimsizliklerini ortaya çıkarırken de kritik önem taşır.