İş hayatında herkesin başına gelmiştir. Bir belge yanlış yerleştirilir veya kaybolur, siz o belgeyi bulmak için saatlerinizi harcarsınız ve sonunda bulursunuz. Peki sorun çözüldü mü? Belki şimdilik. Bir de söz konusu belgenin işinizle ilgili kritik bir mesele olduğunu düşünün. Ya da bu belgenin çok önemli bir projeye başlamanız için ihtiyacınız olan şey olduğunu. Ya da belgeyi derhal bulamamanızın size çok pahalıya mal olacağını. Şimdi sorun bambaşka bir hal aldı, değil mi?
Sadece bu sorunlar bile sizi büyük bir yükten kurtaracak kapsamlı bir sisteme, “DocCastle Doküman Yönetim Sistemi”ne ihtiyaç duyduğunuza işarettir. 

DocCastle Doküman Yönetim Sistemi sayısız özelliği yanında işletmenize aşağıdaki faydaları sağlar;

 

Doküman/Dosya Depolama

DocCastle Doküman Yönetim Sistemi, daha sonradan erişilebilen, görüntülenen, değiştirilen ve iş arkadaşlarıyla paylaşılan tüm önemli belgeleriniz için merkezi bir depo görevi görür. Sizi tek bir belge bulmak için klasör yığınlarını arayarak değerli saatlerinizi harcamaktan kurtarır. Belgelerinizi içe/dışa aktararak kolayca yönetmenize ve dilerseniz tarayarak da kaydetmenize olanak sağlar. Tüm şirket belgeleriniz güvenli bir veritabanında tutularak istediğinizde kolayca erişebileceğiniz bir pozisyonda yer alır.

Doküman Güvenliği

Belgeler yönetilemediğinde, yanlış kişilerin eline düşme ihtimali oldukça fazladır. Yanlış ellere düşen hassas bilgiler, bir işe geri döndürülemez şekilde zarar verebilir. DocCastle Doküman Yönetim Sistemi, yetkili kullanıcıların yalnızca belirli dosyaları veya belgeleri görmelerine izin verildiği sıkı güvenlik politikaları ve rol tabanlı erişim denetimi ile gizli ticari bilgileri korumanıza olanak sağlar. Ayrıca çeşitli felaketler veya doğal afetler gibi durumlarda, işinizle ilgili verilerin sonsuza dek kaybolmasının önüne geçer.

Her Zaman/Her Yerde Erişim

Web tabanlı DocCastle Doküman Yönetim Sistemi, kullanıcılara kullanılan cihazdan bağımsız olarak, dosyalarına ve belgelerine uzaktan erişebilmelerini sağlar. Özellikle de hareket halinde olan ekip üyeleri ile projelerde işbirliği yapmayı mümkün kılar.

Daha İyi Organizasyon

Dosyalarınızı ve belgelerinizi işaretlemek için verilen isimler, kategoriler ve alt kategorilerle gelecekteki kullanım için organize etmek, bulmak ve almak daha kolay hale gelir. Uygun anahtar kelimeleri kullanarak yapılan bir arama, kısa süre içinde sonuç vererek aranan dokümanı karşınıza getirir.

Zaman/Maliyet Tasarrufu

DocCastle Doküman Yönetim Sistemi ile çalışanların verimliliği artar ve zamandan tasarruf sağlanır. İş dünyasında kazanılan zaman, maliyetten tasarruf demektir. Ayrıca DocCastle Doküman Yönetim Sistemi ile elektronik ortamda yönetilen belgeler kağıt masrafını tamamen ortadan kaldırır. Bunun ne ölçüde tasarruf yaratacağı açıkça görülmektedir.

Doküman/Dosya Paylaşımı

DocCastle Doküman Yönetim Sistemi sayesinde kullanıcılar, konumlarından bağımsız olarak iş arkadaşları ile dosya ve belgeler üzerinde paylaşımda bulunur ve işbirliği yapar. Belge geçmişi işlevselliği ile, belirli dosyaları veya belgeleri kimlerin görüntülediğini ve düzenlediğini bilebilir, bu da işlem hatalarının ve verimsizliklerin ortaya çıkmasının önüne geçilmesinde kritik bir önem taşır.

Versiyon kontrolü

Bir belgenin son versiyonu üzerinde çalışıp çalışmadığınızı hiç merak ettiniz mi? DocCastle Doküman Yönetim Sistemi olmayan bir şirkette, dosya paylaşımları dahili bir versiyon denetimi olmadığı için zor olabilir. Değişiklikleri anlamak için zamana geri dönebilmek de pek mümkün değildir. DocCastle Doküman Yönetim Sistemi, belgeleri otomatik olarak versiyonlayan ve mevcut belgenin geçmişinden emin olmanızı sağlayan dahili bir versiyon kontrolü ile beraber gelir.

İş Akışı

DocCastle Doküman Yönetim Sistemi, iş akışı işlevselliği ile kuruluşunuzun iş süreçlerinde her adımı otomatikleştirir. Belgeler ve dosyalar bir iş akışı oluşturduğundan, doğru zamanda doğru kişilere güvenli bir şekilde yönlendirilirler. Güçlü raporlama yetenekleri ile bir belgenin gelişimini izlemenize ve herhangi bir performans sorunun oluşmadan önce öngörülmesine olanak tanır.

Dahili E-Posta

E-Postalar, hiç şüphesiz şirketler için vazgeçilmez bir araçtır. DocCastle Doküman Yönetim Sistemi, dahili e-posta işlevselliği ile belgeleri e-posta yoluyla dağıtma konusunda harici bir yazılım ihtiyacını ortadan kaldırır.

Dahili Word/Excel

DocCastle Doküman Yönetim Sistemi içinde yer alan Word ve Excel ile şirketinizdeki belgeleri düzenlemek için şart olan bu iki yazılımın lisans bedellerini düşünmenize gerek kalmaz.

Üçüncü Parti Yazılımlarla Entegrasyon

Uygulama entegrasyonu, gereksiz veri girdisini ortadan kaldıran ve farklı platformlar arasında kesintisiz bilgi akışına izin veren bir özelliktir. Sadece size zaman ve emekten tasarruf sağlamakla kalmaz, aynı zamanda veri bütünlüğü ve doğruluğunu da korur. DocCastle Doküman Yönetim Sistemi, pek çok farklı yazılıma entegre olarak size çeşitli dosya ve belgeleri yönetme olanağı sunar.

Yedekleme

DocCastle Doküman Yönetim Sistemi’nin belki de en önemli avantajı yedekleme işlemini çok kolay hale getirmesidir. Belgelerin kopyalarını üretebilmek ve güçlü bir yedekleme çözümüne sahip olmak bazı koşullarda şirketler için zorunlu hale gelebilir. DocCastle Doküman Yönetim Sistemi tüm dokümanları ve kayıtları merkezileştirir ve bu kayıtların oluşturulmasının ve yönetiminin tek bir yerde gerçekleşmesini sağlar. Bu da tüm içeriği düzgün bir şekilde yedekleme ve bu yedeği kolayca alabilmeyi kolaylaştırır. DocCastle Doküman Yönetim Sistemi ile şirketinizdeki tüm belgeleri yedeklemek istediğinizde, yalnızca belgelerin saklandığı veritabanını yedeklemek yeterlidir.